Pályázati partnert találni a legjobb dolog az életben? A pályázati partner megléte kinyitja a világot? Vagy szükséges rossz, ami bizonyos pályázatoknál elkerülhetetlen? Esetleg lehetőség, hogy az Ön szervezete/intézménye kilépjen a megszokott keretből és újfajta kulturális lehetőségeket fedezzen fel?
Rögtönzött közvélemény-kutatásunk során úgy találtuk, sok szervezetet visszafognak a pályázástól a partnerkeresési nehézségek. Az itt következőkben afféle lépésről lépésre haladó kalauzzal a pályázati partnerkeresésbe most belefogóknak szeretnénk gyakorlati tanácsokat adni.
Mi az a pályázati partner?
Ha egy adott pályázatra több szervezet összefogva, közös programot ad be, őket pályázati partnereknek nevezzük. A különféle pályázati kiírások más-más néven (partnerség, konzorcium, társulás stb.) említik ezt az összefogást, melynél az "egyenlők közül" általában kiemelkedik az együttműködést összefogó, koordináló szervezet (főszervező, projektkoordinátor, a konzorcium vezetője - a kiírástól függően megint eltérőek lehetnek a megnevezések).
Miért van szükség pályázati partnerre?
Vannak pályázatok, amelyeknél alapvető formai feltétel az együttműködés megléte - kiírásonként változik, hány szereplőt írnak elő a pályázathoz. Ezeknél a pályázatoknál tartalmi értékelés nélkül kiejtik a megfelelő számú partnert "felmutatni" képtelen pályázót.
Adódhat olyan eset is, amikor lehetőség van ugyan a szólóban pályázásra, ám a szervezet úgy érzi: pályázati céljait hatékonyabban valósíthatja meg, ha együttműködik egy vagy több másik szervezettel - külső "kényszer" nélkül választja az együttműködést.
Ki lehet partner?
Partner tulajdonképpen bárki lehet - ennek eldöntéséhez mindig az adott pályázati kiírást kell gondosan áttanulmányozni. Van, ahol a működés formáját korlátozzák (pl. csak jogi személyiségű szervezeteknek szól), van, ahol esetleg a működési területet (pl. kulturális szervezetek pályázhatnak), esetleg az anyagi részvételt szabályozzák (pl. (minimális) önrész előírása). Ahogy a pályázónak magának, a pályázati partnernek is pontosan meg kell felelnie a kiírásban megszabott feltételeknek.
Fontos szempont továbbá, hogy a partnerek bízzanak egymásban - a pályázatok majd' mindegyikében abszolút vagy relatív értelemben komoly összegekről van szó, alapvető tehát, hogy a partnerek mindegyike megbízható szervezet legyen; hogy véletlenül, hanyagságból vagy szántszándékkal ne károsítsák meg egymást.
Milyen a jó partner?
A nekünk megfelelő területen működik, érdekli az ötletünk és szívesen részt is vesz benne, feladatait megbízhatóan, pontosan, időre elvégzi, a vállalt anyagi hozzájárulást a megbeszélt ütemezés szerint adja a projekthez, elérhető, készséges, rugalmas, türelmes - hosszú listát lehetne írni az "álompartner" tulajdonságairól. Fontos szem előtt tartani, hogy a kölcsönösség itt is alapvető: azt várhatjuk el a pályázati partnertől, amit magunk is nyújtani tudunk.
Hol "terem" a partner?
Azt mondtuk az imént, hogy bármely szervezetből lehet partner - azaz a partnerszervezetet kereső maga határozza meg a keresés kritériumait. Ezeket természetesen a pályázati célhoz kell igazítanunk, hiszen pl. egy színházi pályázathoz nem valószínű, hogy hajóépítési céget elfogadnak társszervezőnek. Azonban a működési területet érdemes tágan értelmezni és eszerint keresgélni - múzeumpedagógiai projekthez pl. múzeumokat és iskolákat egyaránt megszólíthatunk.
Ha a kinézett pályázat valamely keretprogram része, azaz évről évre kiírják, akkor esetleg kapcsolódik hozzá valamilyen partnerkereső adatbázis, ahol az érdeklődő szervezetek bemutathatják projektötleteiket, esetleg általánosságban jelezhetik részvételi szándékukat.
A virtuális térből kilépve viszonylag kevés olyan esemény van, amelyet kimondottan partnerkereső céllal hoznak létre - sokkal gyakoribb, hogy valamely tudományos vagy kulturális esemény, rendezvény résztvevői informális beszélgetések során határoznak együttműködések alapjairól. Érdemes a minket érdeklő téma hazai és nemzetközi rendezvényeit figyelemmel kísérni, azokon részt venni - partnerkereső szempontból az ezekhez kapcsolódó úgynevezett kísérő rendezvények, informális események a különösen fontosak.
Hogyan találjunk pályázati partnert? - tippek az elinduláshoz
Megtaláltuk a nekünk tetsző pályázatot, már csak partner kellene? Felvázolunk egy lehetséges "akciótervet" a partnerkereséshez.
- Olvassuk végig figyelmesen a pályázati információkat! A kiírás figyelemfelkeltésre szolgál, általában a legfontosabb információkat tartalmazza csupán, emellett legtöbbször létezik egy részletes ismertető (programkalauz, pályázati kézikönyv, részletes kiírás – sokféle neve lehet), amely aprólékosabban írja le a pályázattal kapcsolatos tudnivalókat.
Nézzük meg, csak társulás pályázhat-e, esetleg szervezetek egyedileg, vagy akár magánszemélyek is pályázhatnak-e. Nézzük meg, vannak-e megszorítások a szervezetekre vonatkozóan (pl. jogi személyiség).
A kiírás és elképzeléseink alapján készítsük el a projekt vázlatát, illetve egy vázlatot arról, milyen feladataik és jogaik lesznek a leendő partnereknek. Nem kell bonyolult dologra gondolni: ez lehet egy bő vázlat kezdetben, melyet később folyamatosan fejlesztünk, frissítünk. Akár magunk pályázunk, akár partnerként vennénk részt egy projektben, ez a vázlat nagyon fontos, mert ennek alapján tudjuk a többi szervezet érdeklődését felkelteni magunk és projektünk iránt.
- A kiírást és saját elképzeléseinket alapul véve írjunk magunknak "kívánságlistát": mit várunk el a leendő partnertől, milyen tulajdonságai legyenek, milyen feltételeknek feleljen meg? Emeljük ki az alapvető tulajdonságokat (amelyek a kiírás szerint elengedhetetlenek, illetve amelyeket alapvetőnek tartunk a sikeres közös munkához).
Bármilyen fajta kapcsolatban alapfeltétel a kölcsönösség, azaz csak olyan elvárásokat támasszunk a leendő partnerekkel szemben, melyeknek mi is meg tudunk felelni.
- Gondoljuk végig: azon szervezetek közül, amelyekkel már kapcsolatban vagyunk/voltunk valamilyen módon (közvetlenül, de akár úgy, hogy pl. közösen léptünk fel valamilyen rendezvényen) van-e olyan, amelyik rendelkezik a fenti alapvető tulajdonságokkal? Ha van ilyen szervezet, lépjünk vele kapcsolatba és próbáljuk rávenni, hogy vegyen részt a pályázatunkban. Mutassuk be röviden a projektet és mondjuk el, hogyan képzeltük a partnerek szerepvállalását.
- Nem volt még dolgunk olyan szervezettel, amelyik megfelelne a követelményeknek? Ekkor egyrészt nézzük meg, van-e valamilyen "saját" partnerkeresési lehetőség a pályázat kezelőjénél - ha van, vegyük azt igénybe (pl. regisztráció egy adatbázisba, keresés az adott adatbázisban). Meg is fordíthatjuk a dolgot: nézzük meg, az adott szakterületen működik-e valamilyen partnerkereső lehetőség, melyet használhatnánk.
Ugyancsak hasznos lehet a bennünket érdeklő terület szakmai összejöveteleit, konferenciáit, gyűléseit felkeresni, hiszen a résztvevők általában valamilyen szervezet képviseletében utaznak oda. A kereséshez segítséget kérhetünk a rendezvény szervezőitől, hiszen ők tudják legjobban, milyenfajta szervezetek képviselői várhatóak az eseményre.
Akár "élőben", akár virtuálisan látogatunk el egy ilyen eseményre, legyen kéznél a projektünk/szervezetünk bemutatása, kiegészítve pontos elérhetőségeinkkel - ha felkeltjük a lehetséges partnerek érdeklődését, tudják, hol találnak minket.
Ha nem vettünk még részt együttműködésben, célszerű először társulni valamilyen projekthez - de legalábbis keresni egy tapasztaltabb szervezetet, amelynek van már ilyen gyakorlata. Kérdezzük ki a kollégákat: mit találtak nehéznek és mit könnyűnek a keresgélés során? Ők hogyan csinálták? Vegyük át tőlük a bevált módszert, módszereket.
- Ha megvannak a lehetséges partnerek, az egyik alapvető tennivaló a kapcsolattartás. A "néma gyereknek anyja sem érti a szavát" egy pályázati együttműködés esetén még inkább érvényes - azzal a kiegészítéssel, hogy a nem kommunikáló partner-jelölt akár "gyanús" is lehet. Itt sem komoly, nagy horderejű dolgokra kell gondolni: egy-egy e-mail vagy telefon, melyben megerősítjük az együttműködési szándékot, majd később rendszeresen beszámolunk a program előrehaladásáról.
Ne szakítsuk meg a kapcsolatot a program lezajlása után se: ne zárjuk be a kaput a jövőbeni együttműködések előtt. Tájékoztassuk rendszeresen a megismert szervezeteket programjainkról, terveinkről – és érdeklődjünk az övékéről.
- Tehát megvannak a partner-jelöltek. A projekt előkészítése során legalább egyszer találkozzon a pályázó csapat, hogy alaposan átbeszéljék a feladatokat, vállalásokat, egyeztessék a célokat. Természetesen a kétoldalú megbeszélések sorozata sem elképzelhetetlen, de hasznos, ha a csapat tagjai nem csak a projekt vezetőjén keresztül ismerik egymást. Később, a projekt végrehajtása során is hasznos, ha a napi kapcsolattartás mellett személyes találkozókat is sikerül közbeiktatni.
- Ahogy korábban mondtuk, alapvető követelmény a bizalom. A csapat tagjainak egymásban és a projekt vezetőjében is bízniuk kell, hiszen egy pályázat anyagi és erkölcsi felelősséget egyaránt követel a benne részt vevőktől. A bizalom építőkövei pedig többek között egymás megismerése (minél közvetlenebb módon, annál jobb) és a fentebb említett folyamatos kapcsolattartás, kommunikáció, illetve a pontos tájékoztatás. Nemzetközi projekt esetében nyilván a személyes találkozó a kapcsolattartás legdrágább (ám leghatékonyabb) útja, de ilyen esetben is jól bevált módszer az e-mail, a telefon (és "lassúbb" üzenetek továbbítására a hagyományos posta).
- Nem elég megszerezni, meg is kell tudni tartani - a pályázati partnert is. A program végrehajtása során tartsuk magunkat a partnereinkkel megbeszéltekhez; ha változtatásra van szükség, azt ugyanúgy beszéljük meg, mint annak idején a pályázatot - és legyünk nyitottak partnereink változtatási kéréseire is. Legyünk mindig elérhetőek, válaszoljunk a nekünk feltett kérdésekre (legalább annyit, hogy megkaptuk és gondolkodunk rajta) - azaz legyünk folyamatosan kapcsolatban a csapat többi tagjával.
Természetesen ettől eltérő módon is lehet pályázati partnert találni, azonban csodák és véletlenek ritkán adódnak, partnerszervezetek kevésszer hullnak az ölünkbe - a partnerkeresés átgondolt, rendszeres munkát kíván a keresgélőtől.
Hasznos linkek
www.kulturpont.hu/partner
Itt a KultúrPont Hírlevélben megjelent aktuális partnerkereső cikkeket gyűjtöttük össze - a válogatás a lekérdezés pillanatában frissül.
www.kulturpont.hu/partnerkereso
Ezen az oldalon olyan adatbázisok linkjeit gyűjtöttük egybe, melyek hasznosak lehetnek a kulturális területen pályázni kívánóknak.
IN ENGLISH
